Privacyverklaring Team Notarissen

Deze verklaring geeft informatie over hoe Team Notarissen omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens:
Team Notarissen
Adres: Avenue Ceramique 105, 
6221 KV Maastricht 
Telefoon: 043 - 328 27 50
E-mail: info@teamnotarissen.nl  

Team Notarissen is als notaris verplicht lid van de KNB, de beroepsorganisatie van notarissen en kandidaat-notarissen. Notarissen en kandidaat-notarissen werken met persoonsgegevens die volgens de wet geheim moeten blijven. Team Notarissen vindt het belangrijk zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Zowel onze taken als de taken van de KNB zijn geregeld in de Wet op het notarisambt. Het KNB-bureau verwerkt ook gegevens van ons en onze cliënten in het kader van de diensten die de KNB aan haar leden verleent en de afhandeling van klachten. Daarnaast verwerkt de KNB gegevens als houder van registraties. De KNB is houder van het Centraal Testamentenregister en het Centraal Levenstestamentenregister.

Onze dienstverlening 

Wij vragen uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;
of
• om een overeenkomst met u te kunnen uitvoeren;
• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Uw persoonsgegevens bij het Centraal Testamentenregister (CTR)

Het CTR verwerkt uw persoonsgegevens voor het registreren van een notariële akte in het CTR. Daarbij moet het CTR zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
1. Team Notarissen is verplicht uw (persoons)gegevens te registreren in het CTR. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. Het CTR moet uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Het CTR is bevoegd om bepaalde (persoons)gegevens te controleren in de Basisregistraties Personen (BRP).
4. Tijdens uw leven zijn uw persoonsgegevens geheim. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Inlichtingen CTR

Voor het overige verwerkt het CTR bepaalde persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het afhandelen van inlichtingenverzoeken na overlijden. Ten behoeve van deze dienstverlening vraagt het CTR met toestemming de benodigde persoonsgegevens op van degene die een inlichtingenverzoek doet.

Uw persoonsgegevens bij het Centraal Levenstestamentenregister (CLTR)

Het CLTR registreert persoonsgegevens en gegevens over notariële akten om te zorgen dat uw levenstestament of volmacht gevonden en uitgevoerd kan worden. In het CLTR worden per akte geregistreerd:
• uw volledige naam (achternaam en voornamen), geboorteplaats en – datum;
• de gegevens die nodig zijn om de akte te kunnen vinden (datum, aktenummer en notaris) waarin u een levenstestament of algehele volmacht heeft opgenomen en/of verklaringen uit een eerder levenstestament of een eerdere volmacht heeft herroepen; • om welk soort akte het gaat.
De inhoud van de akte en uw verklaringen daarin worden niet gepubliceerd in het CLTR.

Toestemming

Voor de registratie in het CLTR moet u toestemming geven. U ondertekent bij Team Notarissen een toestemmingsverklaring voor de registratie. Wij zorgen voor de registratie van de juiste gegevens en zorgt ervoor dat deze toestemmingsverklaring beschikbaar is voor de KNB. U kunt de toestemming voor de vermelding van uw persoonsgegevens ook weer intrekken. Als u dat doet, kan uw akte niet meer via het CLTR worden gevonden.

Inlichtingen uit het CLTR

Voor het overige verwerkt het CLTR bepaalde persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het afhandelen van inlichtingenverzoeken. Ten behoeve van deze dienstverlening vragen wij met toestemming de benodigde persoonsgegevens op van degene die een inlichtingenverzoek doet. Het CLTR maakt de gegevens alleen bekend aan notariskantoren, artsen of kantonrechters en als dat gewenst is voor de uitvoering van de verklaringen in de akte. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Centraal Digitaal Repertorium

De KNB is ook houder – per notaris - van het Centraal Digitaal Repertorium (CDR). Hierin schrijf Team Notarissen de gegevens van alle notariële akten in, samen met een versleutelde kopie (afschrift) van de akte. Alleen Team Notarissen kan de eigen akten inzien, de KNB zelf niet. Ook de Belastingdienst kan de afschriften van de akten inzien.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als Team Notarissen persoonsgegevens van u verwerkt, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de uitvoering van uw opdracht aan ons. Wij zijn verplicht uw persoonsgegevens in de Basisregistratie Personen te controleren als wij die in een notariële akte opnemen.

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Team Notarissen geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door Team Notarissen niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Persoonsgegevens die betrekking hebben op registraties van akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door Team Notarissen worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens Team Notarissen verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens die eveneens zijn neergelegd in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Wanneer het gaat om persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de registratie van notariële akten, dan mogen deze persoonsgegevens niet worden verwijderd.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door Team Notarissen wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor de registratie van een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Team Notarissen stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen. Mochten wij om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door onze organisatie

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door onze organisatie dan horen wij dit graag. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Cookies

Deze website plaatst cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een internetpagina op een pc, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst. Deze cookies worden gebruikt om deze website beter te laten functioneren en om het websitebezoek te monitoren, zodat wij na kunnen gaan hoeveel mensen de website in een bepaalde periode hebben bezocht. De informatie wordt alleen op een geaggregeerd niveau gebruikt. Dat betekent dat deze niet is te herleiden tot een pc of individu. Via de browserinstellingen op uw computer kunt u reeds geplaatste cookies verwijderen en het plaatsen van nieuwe cookies weigeren. De wijze waarop verschilt per browser.